Die Stiftung MITARBEIT ist nicht die erste gemeinnützige Organisation, die Opfer einer Veruntreuung geworden ist. Gegenseitiges Vertrauen ist gerade innerhalb kleinerer Organisationen unverzichtbar. Nicht hinter jedem/r Mitarbeiter(in) kann ein(e) Aufpasser(in) stehen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, sich gegen Vertrauensbruch wirksam zu schützen.

Wesentliche Ansatzpunkte dafür sind die Prinzipien der Rotation und der »Vier« oder besser »Sechs Augen« bei allen geldrelevanten Bereichen. Wenn eben möglich, sollten die Personen, die Zahlungsvorgänge vorbereiten bzw. durchführen, von Zeit zu Zeit wechseln. Unverzichtbar ist in jedem Fall, dass mehrere Personen Einblick in die Zahlungsvorgänge haben und diese vor der Ausführung abchecken und gegenzeichnen. Gleiches gilt für Gehaltsberechnungen und Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungen, sofern diese nicht extern vorbereitet werden. Auch die Entgegennahme des Posteingangs und Zahlungsverkehr sollten personell getrennt werden, damit Mahnschreiben oder andere Rückmeldungen zum Zahlungsverkehr nicht, wie in unserem Fall, unbemerkt aus der Post genommen werden können.

Wird mit Sammelüberweisungen gearbeitet – warum überhaupt? – ist sicherzustellen, dass auf den Kontoauszügen nicht nur die Gesamtbeträge, sondern alle Empfänger und ihre Konten einzeln ausgewiesen werden. Die Kontobewegungen müssen sofort anhand der Buchungsbelege nachgeprüft werden. Barabhebungen sind auf einen Höchstbetrag zu begrenzen, der gesamte Bargeldverkehr auf ein Minimum zu reduzieren. Die Prüfung von Verwendungsnachweisen und Jahresrechnung durch Zuwendungsgeber und Kontrollgremien scheint allein nicht ausreichend. In unserem Fall verließen sich Geschäftsführung, internes Controlling und staatliche Prüfinstanzen teilweise wechselseitig aufeinander, so dass Prüfungs-Lücken entstanden. Es wird daher ab einer gewissen Größenordnung dringend erforderlich, eine externe Wirtschaftsprüfung vornehmen zu lassen.

Wenn es trotz aller Sicherungsmaßnahmen zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist, ist es wichtig, die Sache vorbehaltlos aufzuklären und transparent nach innen und außen zu kommunizieren.

Gremienmitglieder, Zuwendungsgeber, Kooperationspartner und Freunde haben ein Anrecht darauf zu erfahren, was passiert ist und wie damit umgegangen wird. Nur so kann auch die Entstehung unliebsamer Gerüchte verhindert werden.

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