Informations- und Diskussionsveranstaltungen stehen in Konkurrenz zu vielen medialen Angeboten. Wer einmal frustriert nach Haus geht, kommt so schnell nicht wieder. Darum ist es sinnvoll, sich bei der Planung ein paar Gedanken zu machen. Atmosphärische Kleinigkeiten sind oft genauso wichtig wie die großen Inhalte. Die folgenden Tipps haben sich in der Praxis bewährt und sind dem »Kleinen ABC für lebendige Veranstaltungen« entnommen.

Das hat jede(r) schon erlebt: Menschen, die sich ständig zu Wort melden oder ganze K.o.-Referate halten. Für die Moderation ist es oft nicht leicht, sie zu bremsen und trotzdem nicht unangenehm autoritär zu wirken. Wie sind solche Quasselstrippen zu stoppen?

Ein bewährtes Mittel sind sog. o.k.-Karten. Alle Teilnehmenden erhalten zu Beginn der Diskussion eine solche Karte, die sie hochhalten können, wenn sie der Meinung sind, dass alles Wichtige schon gesagt ist und man zum nächsten Punkt bzw. und zum nächsten Redner/Rednerin übergehen kann. So ist die Verantwortung auf alle Teilnehmenden verteilt. Und es führt – außer bei ganz hoffnungslosen und unverbesserlichen  Fällen – zu kürzeren und interessanteren Beiträgen.         

Es sind oft kleinen Dinge, die zum erfolgreichen Verlauf einer Veranstaltung beitragen. Nichts ist ermüdender als eine Diskussion, bei der kein roter Faden erkennbar ist. Geben Sie die Reihenfolge der Punkte vor oder sammeln Sie zu Beginn die Themen, die den Teilnehmenden wichtig sind, um sie dann nacheinander zu behandeln. Wichtig ist eine zeitliche Aufteilung, die sicherstellt, dass alle Punkte behandelt werden.

Bloßes Zuhören und Zuschauen kann man auch zu Hause vor dem Fernseher. Versuchen Sie deshalb alle Teilnehmenden in irgendeiner Form aktiv zu beteiligen. Gruppenarbeit ist auch bei zeitlich kurzen Großveranstaltungen möglich. Aufwendige Raumwechsel können z.B. durch Zweier- oder Dreiergruppen vermieden werden. Sie brauchen nicht länger als fünf Minuten zu dauern.

Die meisten von uns sitzen viel zu viel. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie Gelegenheiten schaffen, dass die Teilnehmenden sich während der Veranstaltung bewegen. Selbst bei Großveranstaltungen  können Sie z.B. Meinungsbilder erheben, bei denen die Teilnehmenden ihre Zustimmung zu bestimmten Aussagen dadurch ausdrücken, dass sie sich von ihrem Platz erheben. 

Kopfstand ist eine sehr anregende Methode, um den Einstieg in ein Thema oder gemeinsam Regeln für den Ablauf einer Veranstaltung zu finden. Die Teilnehmenden werden gebeten, in Zweier- oder Dreiergruppen kurz ein kleines »Horrorszenario« von Punkten zu notieren, wie es nicht sein sollte oder was alles falsch gemacht werden kann.   Diese werden dann positiv umgekehrt und z.B. als Diskussionsregelung für die Veranstaltung aufgeschrieben.

Sprechen Sie bei Veranstaltungen nicht nur die Köpfe der Teilnehmenden an. Prüfen Sie Ihr Veranstaltungskonzept darauf, ob es die Teilnehmenden auch emotional anspricht und Spaß macht. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden sich wohlfühlen. Dazu trägt z.B. bei, sie am Eingang persönlich zu begrüßen und willkommen zu heißen. Kann man den Raum schöner ausgestalten (Sitzordnung, Blumen?). Wie sieht es  mit Getränken und Erfrischungen aus? 

Viele Menschen wollen bei Veranstaltungen andere Leute kennenlernen.  Neben Kleingruppen nach dem Zufallsprinzip sind dafür Pausen gute Gelegenheiten. Sparen Sie möglichst auch dann nicht an den Pausenzeiten, wenn Sie in Zeitdruck geraten. Pausen sind wichtig zum Erholen und zum Erfahrungsaustausch. Sie müssen im angemessenen Verhältnis zur Gesamtlänge der Veranstaltung stehen, und es muss klar gesagt werden, wie lange sie dauern. Geben Sie eine Uhrzeit an, zu der es weiter geht.  Auch bei kürzeren Veranstaltungen, bei denen es nicht sinnvoll erscheint, dass die Teilnehmenden den Raum extra verlassen, sind Pausenelemente möglich. Zum Beispiel kann man nach Referaten eine fünfminütige Murmelphase einführen, in der sich die Teilnehmenden mit ihren Nachbar(inne)n austauschen, bevor es in die Plenumsdiskussion geht. 

»Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen« unter www.buergergesellschaft.de/praxishilfen/veranstaltungsplanung/index.php